Software-Tipps: MS Word

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Eurosymbol und andere Sonderzeichen
Wenn man ein Sonderzeichen eingeben möchte, zum Beispiel in einem Brief, und das Tastenkürzel nicht weiss, kann man sich mit dem kleinen Programm "Tastatur" unter Start/Programme/Zubehör behelfen. Es zeigt eine auswählbare Schriftart an und alle ihre Zeichen. Durch Doppelklick wird das Zeichen oben rechts unter "zu kopieren" dargestellt, und kann kopiert werden. In einem Textprogramm kann es durch gleichzeitiges Drücken von STRG und V eingefügt werden. In Windows98 haben die meisten Schriftarten schon das Eurosymbol. Für Windows95 muss man sich u.U. eine aktuelle Schriftart von Microsoft herunterladen.

Abschalten des Office-Assistenten
Wer sich von der aufdringlichen Art des Office-Assistenten, meist die Büroklammer "Karl Klammer", gestört fühlt, kann den Assistenten einfach deaktivieren: Klicken sie in der Sprechblase des Assistenten auf den Eintrag "Optionen", sollte die Sprechblase nicht vorhanden sein, klicken sie vorher einmal mit der linken Maustaste auf den Assistenten. Entfernen sie nun das Häkchen vor "Office-Assistent verwenden".

An letzter Bearbeitungsposition fortfahren
Bei längeren Dokumenten hilft die Tastenkombinationen SHIFT + F5, um ohne langese Scrollen direkt zur Position der letzten Text-Bearbeitung zu springen.

Korrektur anderer Sprachen
Um in Ihrem Text auch andere Sprachen auf Tippfehler zu prüfen, sollten Sie Ihren Text mit STRG-A markieren und dann im Menü "Extras / Sprachen / Sprachen bestimmen" die entsprechende Sprache auswählen. Um die Tippfehler angezeigt zu bekommen darf vor der Funktion ""Rechtschreibung und Grammatik nicht prüfen" natürlich kein Häkchen sein.

Word - Dateien schützen
MS Word Dateien lassen sich direkt während des Speicherns mir einem Passwort versehen. Dabei kann man auswählen, ob die gesamte Datei vor unberechtigten Nutzern gesperrt, oder nur unbefugtes Ändern vermieden werden soll. mehr...

Kopf- und Fusszeile auf jeder Dokumentseite
Wählen Sie die Ansicht "Seitenlayout", um später das Ergebnis begutachten zu können. Jetzt klicken Sie auf "Ansicht / Kopf- und Fusszeile" schreiben Sie in das sich öffnende Feld am Anfang des Dokuments den gewünschten Text. Um in die Fusszeile zu wechseln, drücken sie die "Bild nach Unten"-Taste oder "Pfeil nach Unten"-Taste.

Hyperlinks nicht automatisch umwandeln
Word wandelt erkannte Internet- und Email-Adressen automatisch in anlickbare Links um, die dann blau und unterstrichen dargestellt werden. Direkt nach so einer erfolgten Umwandlung lässt sich diese durch Drücken von STRG + Z wieder rückgängig machen. In dem Format / Autoformat Menü lässt sich die automatische Umwandlung unter "Internet und Netzwerkangaben durch Hyperlinks" auch deaktivieren.


Anzeigen der Kopf- und Fusszeile auf der ersten Seite
Wie man Kopf- und Fusszeilen anlegt, können Sie aus dem entsprechenden Tipp entnehmen. Was jedoch, wenn Word sich strikt weigert, die Kopf- und Fusszeile auf der ersten Seite des Dokuments anzuzeigen? öffnen sie das Menü "Datei / Seite einrichten / Seitenlayout" und entfernen Sie das Häkchen bei "Erste Seite anders" und schon bekommt auch die erste Seite die Kopf- und Fusszeile.

Zu wenig Speicher beim Druck
Möchte man mit Word gescannte DIN A4 Bilder drucken, erscheint oft trotz ausreichend Arbeitsspeicher die Fehlermeldung: "Der Arbeitsspeicher reicht nicht aus, um die Grafik anzuzeigen oder zu drucken". Umgehen kann man dies, indem die Bilder etfernt, und als verknüpfte Objekte unter "Einfügen/Grafik/Aus Datei" erneut einfügt. Hierbei muss man die Option "Verküpfung zu Datei" aktivieren, und den Punkt "Mit Dokument speichern" deaktivieren. Um das Bild doch mit der Datei zusammen zu speichern, bestätigen Sie unter "Bearbeiten/Einfügen: Grafik" das Dialogfeld.

Anpassen der Standart-Schriftart
Dies ist in den Office-Varianten Word 2000 und Word XP etwas unterschiedlich.

Word 2000: Navigieren Sie zu dem Menü "Format / Formatvorlage". Achten Sie darauf, dass links "Standart" Ausgewählt ist und passen Sie Klicken Sie nun auf "Bearbeiten / Format / Zeichen" und stellen sie beispielsweise die Schriftart "Helvetica" und den Schriftgrad "0" ein.

Word XP: öffnen Sie durch das Menü "Format / Formatvorlage" am rechten Seitenrand ein schmales Fenster mit den Einstellungen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf "Standart" und wählen Sie aus dem Kontextmenü "Bearbeiten" aus. Nun können Sie Schriftart und -grad auswählen, beispielsweise "Helvetica" und "10". Wenn Sie alles richtig gemacht haben, sehen Sie nun die neu gewählte Schriftart und die Schriftgrösse in der Symbolleiste, vorrausgesetzt als Formatvorlage ist "Standart" ausgewählt, in unserem Beispiel natürlich "Helvetica" und Schriftgrösse "10".

Automatische Silbentrennung
über das Menü "Extras / Sprache / Silbentrennung" können Sie die "Automatische Silbentrennung" ein- oder ausschalten. Hier können Sie ebenfalls wählen, ob Wörter mit Grossbuchstaben getrennt werden sollen, oder nicht.

RTF- und DOC-Dateien immer mit Word öffnen
Durch das doppelte Anklicken einer .doc- oder .rtf-Datei öffnet sich in der Regel immer das Programm Word. Durch die Installation eines anderen Text-Editors oder eines anderen Schreib-Programms kann diese Einstellung jedoch ungewollt verändert werden. Um die Dateien wieder mit Word zu verknüpfen, öffnen Sie einen Windows-Explorer. Klicken sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei mit der Endung .doc oder .rtf und wählen sie "öffnen mit..." aus dem Kontextmenü und danach "Programm auswählen". Scrollen Sie in der Liste bis "Microsoft Word", klicken sie einmal mit der linken Maustaste auf den Eintrag und setzten Sie das Häkchen "diesen Dateityp immer mit diesem Programm öffnen".

Automatische Aktualisierung von Excel-Tabellen eingebettet in Word-Dokumenten
Wenn Sie eine Excel-Tabelle in ein Word-Dokument eingebettet haben und nun in Excel etwas in der Tabelle ändern, so ist es natürlich wünschenswert, dass Word die änderungen ebenfalls übernimmt. Zum Einbetten markieren sie die Tabelle in Excel und kopieren sie mittels der Tastenkombination STRG-C. Wechseln Sie zum Worddokument und setzten sie den Kursor an die gewünschte Stelle im Dokument. Klicken Sie auf "Bearbeiten / Inhalt Einfügen" und wählen Sie "Verknüpfen" und "Excel Arbeitsblatt Objekt". Word XP wird änderungen in der Excel-Tabelle nun sofort übernehmen, bei Word 2000 ist jedoch immer noch ein erneutes öffnen des Word-Dokumentes erforderlich.

Formatierungszeichen
Manchmal könnte die Anzeige von Textformatierung durch gewisse Zeichen hilfreich sein. Word bietet diese Funktion und kann Leerzeichen, Absätze und Tabulator-Einrückungen darstellen. Der Tabulator (die -Taste) befindet sich ganz links auf der Tastatur. Um diese Formatierungszeichen zu aktivieren oder deaktivieren, klicken Sie in der Standart-Symbolleiste auf das Symbol mit der Bezeichnung "einblenden/ausblenden" links neben der prozentualen Skalierung der Ansicht bzw. rechts neben der Schaltfläche "Dokumentstruktur". Das Symbol sieht aus wie ein spiegelverkehrtes "P", ausgemalt und mit einem Doppelstrich. Dies ist auch das Formatierungszeichen für Absätze. Wenn Sie jedoch nur einzelne Zeichen wie das "P" für Absätze ein- oder ausschalten möchten, navigieren Sie zum Menü "Extras / Optionen" auf die Registerkarte "Ansicht" und entfernen oder fügen Sie ein Häkchen bei dem entsprechenden "Formatierungszeichen" hinzu.

Schriftgrösse des Hilfetextes verändern
Klicken Sie auf den Hilfe-Text, drücken sie die STRG-Taste und halten Sie diese gedrückt. Wenn Sie nun das Scroll-Rad Ihrer Maus drehen, können Sie die Textgrösse verändern. Sollten Sie keine Maus mit Scroll-Funktion haben, so öffnen Sie den Internet Explorer und wählen Sie unter "Ansicht / Schriftgrad" eine neue Schriftgrösse manuell.

Dokumentansichten für jeden Zweck
Unter dem Menü Ansichten und mittels den kleinen Schaltflächen in der linken, unteren Ecke kann man zwischen verschiedenen Ansichtsarten des Word-Dokuments wechseln.

Normal: In der normalen Ansicht wird nur der Text und seine Formatierung (Fettdruck, unterstrichen, etc.) dargestellt. Alle Informationen zum Dokument (Seitenränder, Kopf- und Fusszeile, etc.) werden vernachlässigt. Dies ist die Darstellung für die Eingabe von einfachem Text.

Weblayout: Dies ist die Darstellung für HMTL-Dokumente und Internet-Seiten. Sie wird für den speziellen Fall angeboten, wenn Webseiten mit Word erstellt werden sollen.

Seitenlayout: Im Seitenlayout wird das Dokument angezeigt, wie auf Papier. Hierbei sind Seitenränder und Fuss- und Kopfzeile genau so deutlich, wie die Platzierung von Text, Bildern und Objekten auf der Seite.

Gliederung: Wenn Sie mit den Formatvorlagen, wie überschrift 1, überschrift 2, Standart, usw. arbeiten, wird in dieser Ansicht der Text entsprechend gegliedert. Word kann nun eine dann eine Dokumentübersicht mit eingeschobenen überschriften erstellen.

Geschwungene und gerade Anführungszeichen
öffnen Sie das Menü " Extras / Autokorrektur / Autoformat" und setzen oder entfernen Sie das Häkchen bei der Funktion "Gerade Anführungszeichen durch typographische". Wiederholen Sie die Einstellung auf der Registerkarte "Autoformat während der Eingabe".

Verstecken-Funktion der Menüs deaktivieren
In der Grundeinstellung von Word werden viele Funktionen in den Menüs versteckt und müssen jedes mal auf der "zwei Pfeile nach Unten"-Schaltfläche hervorgeholt werden. Um das Menü von vorne herein komplett anzuzeigen navigieren Sie zu dem Menü "Extras / Anpassen / Optionen" und entfernen Sie das Häkchen vor der Funktion "Menüs zeigen zuletzt verwendete Befehle zuerst an".

"Rote Linie" der Autokorrektur abschalten
Wer sich an der rot geschlängelten Markierung unter den falsch geschriebenen oder für Word unbekannten Wörter stört, kann diese Funktion auch abschalten. Markieren Sie den geschriebenen Text und aktivieren Sie im Menü "Extras / Sprache / Sprache bestimmen " die Funktion "Rechtschreibung und Grammatik nicht prüfen". Falls sich die Autokorrektur immer noch zu viel in ihre Arbeit einmischt, können Sie auch im Menü "Extras / Autokorrektur" auf der Registerkarte "Autokorrektur" die folgenden Funktonen deaktivieren. Entfernen sie dafür die Häkchen vor der entsprechenden Funktion:
Zwei Grossbuchstaben am Wortanfang korrigieren
Jeden Satz mit einem Grossbuchstaben beginnen
Während der Eingabe ersetzen

Inhaltsverzeichnisse
Damit Word automatisch ein Inhaltsverzeichnis anlegen kann, müssen Sie die Formatvorlagen, z.B. Standart, überschrift 1 und überschrift 2, zur Formatierung Ihres Textes verwenden. Schreiben Sie dazu ihren Text wie gewohnt, markieren Sie gewünschte überschriften und wählen Sie die entsprechende Formatvorlage aus. Nach Fertigstellung des Textes können Sie nun ein Inhaltsverzeichnis erstellen lassen. Positionieren Sie den Kursor an der Stelle im Text, an der Ihr Inhaltsverzeichnis eingefügt werden soll, beispielsweise am Ende des Textes oder aber auf der ersten oder zweiten Seite. Navigieren Sie dazu zu dem Menü "Einfügen / Index und Verzeichnisse / Inhaltsverzeichnisse". Wählen Sie hier ein Layout für das Inhaltsverzeichnis aus. Wenn Sie die Einstellung bestätigen, wird das Inhaltsverzeichnis in Ihren Text eingefügt.

Erweiterung des Wörterbuches
Wenn Sie die Rechtschreibprüfung durchführen, können Sie durch die Schaltfläche "Hinzufügen" das gerade zu prüfende Wort in das Wörterbuch aufnehmen. überprüfen Sie jedoch vorher auf jeden Fall die korrekte Schreibweise des Wortes, da es sehr ärgerlich ist, wenn Sie hier eine fehlerhafte Erweiterung vornehmen. Wenn Sie bereits während des Tippens ein Wort aufnehmen wollen, markieren Sie das entsprechende Wort und klicken sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü auf. Wählen Sie mit der linken Maustaste den Eintrag "Rechtschreibprüfung" und verfahren sie, wie oben beschrieben.

Seitennummerierung
Wenn Sie die Blätter eines mehrere Seiten umfassenden Textes durchnummerieren wollen, gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie das Menü "Einfügen / Seitenzahlen" und legen Sie fest, ob die Nummerierung oben oder unten auf der Seite, links rechts oder zentriert erscheinen soll. Angenommen Sie möchten einen Text fortführen, der in einer anderen Datei gespeichert ist, können sie nach klicken auf die Schaltfläche "Format" auch mit einer anderen Zahl als der "1" beginnen. Möchten Sie während des Textes andere Seitenformate verwenden (Hoch- und Querformat), wechseln Sie erst einmal zur Ansicht "Seitenlayout", um das Ergebnis überprüfen zu können. Wählen Sie "Einfügen / Seitenzahl / Format" und wählen Sie die Einstellung "Fortsetzen vom letzten Abschnitt".

Konfiguration der Standart-Druckereinstellungen
Um fest zu legen, beispielsweise wie sparsam ein Drucker mit Tinte oder Toner umgeht, können Sie in dem Menü "Datei / Drucken / Eigenschaften" viele Einstellungen vornehmen. Natürlich können Sie die Einstellungen auch direkt beim Druckertreiber über Windows vornehmen:

Windows XP: Klicken Sie auf "Start / Drucker", wählen Sie den entsprechenden Drucken aus und Klicken Sie im Druckauftragsfenster auf "Drucker / Eigenschaften / Druckeinstellungen / Erweitert". Hier können Sie die Standart-Druckqualität für den Drucker festlegen.

Windows 2000: öffnen Sie das Start-Menü und navigieren Sie zum Menü "Einstellungen / Drucker". Doppelklicken Sie auf den einzustellenden Drucker und wählen Sie im Druckauftragsfenster "Drucker / Eigenschaften / Allgemein / Druckeinstellungen / Erweitert". Nun können Sie auch hier die Druckqualität anpassen.